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BeDesk respecte les normes européennes en matière de gestion commerciale. Cela implique que la manière dont le logiciel numérote les documents est aussi conforme à ces normes.
La plus importante règle à appliquer est que tous vos documents doivent avoir une numérotation chronologique et qui se suit sans jamais aucun saut de numéro. Il n'est donc pas autorisé de passer directement de la facture 10 à la facture 12. En cas de contrôle, le contrôleur pourra estimer que vous avez essayé de dissimuler une vente et vous serez pénalisé.
Ainsi, en interne le logiciel numérote déjà les documents d'une manière cachée à l'utilisateur. De cette façon, les documents conservent leur chronologie.
Si vous modifiez la numérotation des documents, vous risquez d'altérer toute la cohérence de votre numérotation existante et, par là, vous retrouver avec un système de numérotation qui ne correspond plus à rien.
Pour éviter ce genre de situations, BeDesk ne vous permet que de définir un format de numérotation et non les numéros en eux-mêmes directement.
Allez dans les options “Gestion - Comptabilité” / “Numérotation des documents”.
Vous constaterez que vous pouvez personnaliser une formule de formatage des numéros dans les documents.
Vous ne pouvez pas introduire n'importe quoi dans cette formule!… Vous devez utiliser des champs de fusion qui seront remplacés, au moment de l'impression, par la valeur adéquate.
N'introduisez pas quelque chose du genre: 1/2012 ou 18000… Tous vos documents seraient alors numérotés 1/2012 ou 18000 sans distinction.
La formule pour une numérotation annuelle est la suivante: {INDEXANNUEL}/{ANNEE} …
Elle correspond à une numérotation comme ceci: Le premier document de l'année 2012 portera le numéro 1/2012, le deuxième 2/2012, le troisième 3/2012, etc… Le premier document de 2013 portera le numéro 1/2013, le deuxième 2/2013, le troisième 3/2013, etc…
Notez que {ANNEE} ne correspond pas à l'année calendrier, mais à l'année de l'exercice en cours (un exercice de 12 mois).
Ne commettez pas l'erreur de remplacer le format par quelque chose comme : {INDEXANNUEL}/2012… Si vous introduisez ce format, tous vos documents seront de l'année 2012, même s'ils datent de 1999 ou de 2015. Seule la partie {INDEXANNUEL} serait remplacée par la valeur adéquate. La partie “/2012” serait prise invariablement d'une façon littérale.
Le mois de départ de votre exercice peut être sélectionné un peu plus bas.
Si vous choisissez “Avril”, votre exercice s'étend de avril à mars de l'année suivante. Ainsi, si le mois de départ de votre exercice commence en avril, votre exercice 2012 commence en avril 2012 et se termine en mars 2013.
Si vous commencez en décembre, votre exercice 2013 commencera en décembre 2013 et finira en novembre 2014 (cela peut surprendre, mais c'est pouratnt comme cela que l'on calcul un exercice correct).
La numérotation annuelle tient compte de l'exercice et non de l'année du calendrier, vous pouvez donc très bien être toujours dans votre exercice 2011 en 2012. Tout dépend du mois de départ de votre exercice.
Si vous changez le format de numérotation de vos documents, ce chengement s'appliquera À TOUS vos documents. Il n'est pas possible, ni cohérent, de changer de numérotation en cours.
Vous devez donc penser aux conséquences de votre changement sur l'ensemble de vos documents (y compris des années précédentes - ils seront renumérotés aussi).
Une bonne base consiste a trouver un format qui est compatible (donc qui fournira les mêmes nuémros) avec votre ancien mode de numérotation.
Par exemple, votre facture 18 ne peut pas devenir le facture 5/2010. Au pire, elle peut devenir la facture 18/2010 mais le numéro chronologique doit rester le même.
De plus, si vous avez déjà fourni des factures numéroté d'une certaine manière à vos clients, vous ne pouvez plus changer ces numéros. Si c'est le cas, vous fournissez des “fausses” factures (les choses se passeront très mal pour vous lors de votre prochain contrôle).
Aussi, nous tenons à vous informer que nous déconseillons fermemant tous changement de numérotation. Tous les formats de numérotation proposés par défaut par le logiciel sont strictement conformes aux normes en vigueur. Si vous modifiez ces formats, non seulement le logiciel peut ne plus fonctionner correctement, mais vous pouvez aussi établir un format non conforme. Vous entreprenez donc ces changements à vos propres risques.
Si votre base de données utilise un format du type {IDDOCUMENT} (une numérotation continue), sachez que celle-ci est plus judicieuse et conseillée par la plupart des organismes fiscaux. La numérotation annuelle n'est très souvent que tolérée (et encore sous conditions). Donc, si vous souhaitez changer de numérotation pour passer de {IDDOCUMENT} vers {INDEXANNUEL} vous choisissez de passer d'un système de numérotation conseillé vers un autre système qui n'est que toléré. En outre, il n'existe aucune loi qui impose d'utiliser la numérotation annuelle. La loi stipule que la numérotation doit être continue et quelle commence avec le début de l'activité et s'achève aussi avec elle. Sous ce rapport, la numérotation continue et plus conforme que la numérotation annuelle.
Soyez cohérent… N'oubliez pas de sélectionner aussi un mode de numérotation similaire pour les rapports. Si vous ne faites pas le même choix dans les rapports, vos documents porteront un numéros différents dans les rapports.
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