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Les explications ci-dessous s'applique principalement au logiciel BeDesk 5.
Si vous utilisez BeDesk 2011, vous pouvez vous référer à la documentation en ligne du produit sur be11.bedesk-express.com. BeDesk 2011 dispose en effet de fonctionnalités qui améliorent fortement le système de gestion du stock (notamment, les références synonymes, les articles composés, la mise en évidence automatique, etc…).
Vous avez activé le module “Stock” et pourtant la gestion du stock ne semble pas s'appliquer correctement à toutes vos références.
Le gestionnaire de stock intégré à BeDesk est extrêmement simple et facile d'utilisation. Il est conçu pour répondre aux besoins des petites entreprises. Il n'est pas adapté à l'usage des grands comptes qui requièrent la gestion de plusieurs dizaines voir centaines de fournisseurs.
En effet, l'expérience démontre que le nombre de fournisseurs est très souvent réduit dans le cas des petites entreprises. Généralement, deux ou trois fournisseurs se partagent l'alimentation du stock, lorsque ce n'est pas un seul fournisseur exclusif. Le gestionnaire de stock de BeDesk est donc adapté à cette situation la plus fréquente. C'est pourquoi, les fournisseurs ne doivent pas nécessairement être enregistrés dans BeDesk (l'utilisateur sachant très bien où il commande tel ou tel produit).
Donc, en simplifiant un peu, on peut dire que le gestionnaire de stock se limite à (c'est une généralisation) assurer le suivi des sorties du stock et à prévenir l'utilisateur de la nécessité d'alimenter son stock de manière a ne pas descendre en dessous de la limite autorisée (et risquer la rupture).
Que vous ayez choisi de gérer votre stock sur base des bons de livraison (option par défaut) ou sur base des factures, le principe est le même:
Si vous revenez sur un document existant pour le modifier, ce n'est plus directement la quantité de articles à référence qui sont déduit du stock, mais bien la différence qu'il y a entre les quantité de produit du document avant vos modifications par rapport à son état après votre modification. Le stock n'est alors affecté que des différences. Ce qui est tout à fait logique.
Ainsi, par exemple, si vous modifiez un bon de livraison sur lequel il était indiqué 10 articles “A” en 15 articles “A” et 2 articles “B”, le stock ne comptabilisera la sortie que des 5 articles “A” supplémentaires et des 2 articles “B” que vous aurez ajouté. Ceci est exact, puisque lorsque vous aviez enregistré la première fois votre document le stock avait déjà été débité des 10 articles “A” (10 + 5 = 15 ; alors que 10 + 15 = 25 ce qui ne serait pas exact).
Comme nous l'avons expliqué plus haut, la gestion du stock est réalisée exclusivement sur base des références des articles.
Il est donc évident que chaque article doit avoir un code de référence distinct et unique. Il n'est, par ailleurs, pas possible de gérer le stock de produits pour lesquels, il n'y a pas d'intégrité référentielle (lien d'égalité entre la référence de l'article sur le document et la référence de l'article dans le stock).
Le logiciel utilise les références fournies dans les documents et les recherche dans la liste des articles en stock. Les références doivent être exactes. Si une référence n'est pas trouvée dans la liste des articles en stock (avec un comparaison rigoureusement exacte), celle-ci ne sera pas traitée. Elle sera donc ignorée.
Par exemple, imaginons que vous créez un bon de livraison sur lequel vous indiquer la référence du produit “ABC”. Vous l'enregistrez et l'inventaire est bien mis à jour.
Par la suite, pour une raison quelconque (peut-être d'organisation), vous allez dans votre gestionnaire de stock et vous modifiez la référence du produit “ABC” en “ABC1”.
Quel sera l'effet de cette modification sur les modifications ultérieures que vous pourriez entreprendre sur votre bon de livraison relatif au produit “ABC” ?
Et bien, plus aucune modification de la quantité du produit “ABC” sur votre bon de livraison n'aura d'effet sur votre stock.
Votre bon de livraison faisant référence au produit “ABC”, vos modifications ne pourront aucunement affecter le produit “ABC1” (anciennement “ABC”).
Pour résoudre ce souci, vous devrez corriger également le code de référence de votre produit sur le bon de livraison pour qu'il s'accorde avec la nouvelle référence “ABC1” et non plus “ABC”. A partir de cette correction, vos modifications aurons de nouveau un effet sur votre stock.
Pour quelle raison Le logiciel a t-il ce comportement ?
Tout simplement pour ne pas risquer d'altérer des indices d'anciens produits dont la référence ne serait plus présente dans votre liste d'articles. Les produits retirés du stock sont ignorés.
Il est possible de créer plusieurs articles liés à la même référence. Cette option est intéressante si vous souhaitez notamment proposer une désignation d'un article en plusieurs langues.
Dans ce cas, le logiciel tolère la présence de plusieurs références identiques liées à des désignation différentes.
| Ref | Désignation | Prix | Prix d'achat | Inventaire | … |
|---|---|---|---|---|---|
| ABC | Disque dur X | 50,00 | 35,00 | 100,00 | … |
| ABC | Hard disk drive X | 50,00 | … | ||
| ABC | Festplatte X | 50,00 | … |
Dans notre exemple ci-dessus, nous avons lié le produit “Disque Dur X” (en français) à la référence “ABC”. Nous avons également indiquer pour la même référence les désignations en anglais et en allemand.
Vous remarquerez que nous n'avons pas ajouté le prix d'achat ni l'inventaire pour les références supplémentaires.
En effet, le gestionnaire du stock recherche uniquement la référence du produit et ne tient absolument pas compte de sa désignation. Ainsi, c'est toujours sur la première occurrence de la référence “ABC” que la gestion du stock sera réalisée. Les autres références identique placées sous cette première occurrence sont considérée comme des synonymes. Il est donc possible d'insérer l'article avec la désignation en français, en anglais ou en allemand dans vos document tout en assurant toujours la gestion du stock sur la première occurrence de la référence (ici celle en français).
Vous comprenez certainement que l'ordre d'apparition des références a donc une très grande importance.
Que se passerait-il si l'ordre de ces références était modifiée dans le gestionnaire de stock ? Et bien, la gestion du stock s'appliquerait toujours à la première occurrence trouvée.
| Ref | Désignation | Prix | Prix d'achat | Inventaire | … |
|---|---|---|---|---|---|
| ABC | Festplatte X | 50,00 | … | ||
| ABC | Disque dur X | 50,00 | 35,00 | 100,00 | … |
| ABC | Hard disk drive X | 50,00 | … |
Dans cet exemple, la gestion de l'inventaire serait non plus appliquée à la version française, mais bien à la version allemande. Bien entendu, cela conduirait inévitablement à des soucis.
Donc, si vous avez choisi d'utiliser cette possibilité (plusieurs références identiques pour chaque version linguistique d'un même produit), vous devez porter une attention particulière à l'ordre d'apparition des articles dans votre liste de stock.
Le logiciel dispose d'une gestion des références dites “laxiste” (donc non stricte) de manière à offrir une plus grande souplesse. Cependant, la contre-partie de cet avantage nécessite une certaine rigueur dans l'organisation
Une solution pratique pour éviter ce risque consiste tout simplement à placer toutes les versions linguistiques dans la même désignation puis de supprimer les partie de la désignation qui ne conviennent pas lorsque l'article est ajouté au document à l'attention du client.
| Ref | Désignation | Prix | Prix d'achat | Inventaire | … |
|---|---|---|---|---|---|
| ABC | Disque dur X Hard disk drive X Festplatte X | 50,00 | 35,00 | 100,00 | … |
Dans ce cas, vous éliminez le risque d'erreur. De plus, comme le logiciel ne s'occupe pas de la désignation dans les documents, mais uniquement de la référence, vous pouvez personnaliser la désignation de vos articles sur vos documents sans souci.
Les articles peuvent ne pas être décomptés du stock pour d'autres raisons:
Si vous n'arrivez pas à résoudre ce souci en appliquant les recommandation ci-dessus, vous pouvez faire appel à une assistance personnalisée (voyer http://support.bedesk.be).
Votre technicien vous demandera de lui faire parvenir une copie de sauvegarde de sécurité de votre base de données (à des fins d'analyse technique uniquement) et d'expliquer un exemple concret de l'anomalie de manière à être en mesure de la reproduire sur un poste de tests.
De cette façon, il sera possible d'étudier le problème et de proposer une solution rapide et efficace sur une base concrète.
Malheureusement, l'expérience a démontré que la plupart des utilisateurs qui signale un souci au niveau de leur gestion de stock connaissent ce genre de souci parce qu'il n'utilisent pas le logiciel correctement ou qu'ils ont commis des erreurs dans l'attribution des références de produit. Dans ces situations, la fiabilité du gestionnaire de stock intégré au logiciel n'a jamais été remise en compte.
Le fait de pouvoir disposer des moyens de reproduire un problème sur un poste de tests peut nous être d'un grand secours pour vous aider et rendre le logiciel encore plus robuste.
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