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Peut-on grouper plusieurs bons de commande sur une seule facture ou un seul bon de livraison ?

Cette question est souvent posée par des utilisateurs qui utilisaient précédemment un logiciel de gestion de conception plus ancienne.

En effet, le groupement de commandes sur une même facture est effectivement une fonction très ancienne.

Toutefois, au fil des années, l'expérience a démontré qu'elle pose (ou engendre) souvent plus de problèmes qu'elle n'en résout (double facturation, oublis, etc…).

Ainsi, BeDesk, comme d'ailleurs d'autres produits récents, adopte le processus linéaire. Il s'agit d'une méthode nettement plus fiable et encore plus simple.

Avec cette méthode, vous évitez les oublis et les doubles facturations. Tous vos documents (c-à-d, le suivi), depuis l'offre jusqu'à la facture sont classés automatiquement dans un même dossier (même numéro de dossier).

Tout est réalisé sur une seule opération: la transformation (un clic).

Ce procédé linéaire est adopté et préféré depuis quelques années par de nombreux grands noms de la vente parce qu'il ne cause aucun problème même lorsque le nombre de documents (le flux de ventes) est important.

Bref, BeDesk est un logiciel tout à fait d'actualité. Il vous propose donc le processus de gestion des ventes considéré comme étant le plus fiable et le plus simple actuellement.

Dans le processus linéaire, un document ne peut être transformé directement qu'en un seul autre document et ainsi de suite en fonction des nécessités du processus de vente.

Vous saisissez certainement tout de suite les avantages de cette méthode pour simplifier l'organisation de votre travail (1 offre = 1 commande = 1 facture = 1 livraison - on évite ainsi des structures complexes comme, par exemple, 1 devis = 3 commandes = 5 livraisons = 2 factures).

L'inconvénient, c'est que cela augmente un peu le nombre de documents produits. Mais cela ne pose aucun problème puisque le logiciel vous aide à retrouver facilement vos documents et maintient les liens qu'ils ont entre-eux (voyez “Numéro de dossier” sur chaque document - tous les documents d'un même dossier ont le même numéro de dossier et peuvent être sélectionnés sur un seul clic).

En outre, sur le panneau du client facturé, vous pouvez obtenir un extrait de compte personnalisable sur lequel vous pouvez demander le paiement du montant global des factures encours (au moyen d'un texte d'accompagnement prédéfini). Cette fonction tient compte des éventuels acomptes reçus, des factures acquittées ou non, des retards, etc… Un outil à la fois très puissant et très simple à utiliser.

Et s'il est absolument nécessaire de faire autrement qu'au travers du mode linéaire assisté ?

Bien entendu, si vous souhaitez créer une facture pour y regrouper plusieurs commandes, vous êtes libre de le faire.

Toutefois, vous devrez créer ce document manuellement. Vous pourrez ainsi sélectionner les articles individuellement (c'est un cas de figure également prévu).

Toutefois, cette fonctionnalité complexifie fortement votre gestion et va à l'encontre de la philosophie du logiciel BeDesk (le plus simple possible et éviter les erreurs).

utilisation_autres/grouper_plusieurs_docs.txt · Dernière modification: 2013/03/05 10:22 (modification externe)

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