Je ne trouve pas de fonction pour l'enregistrement des fournisseurs ni pour créer des "bon de commande d'achats" (ou "demandes d'achats")

Ne confondez pas “bon de commande” de vente et “demande d'achats”!…

BeDesk est un logiciel de gestion commerciale orienté vers la production (donc vers la vente).

Les bons de commande produit par le logiciel sont donc exclusivement des “bons de commande” de vente.

Notez que seul ce type de “bon de commande de vente” est contractuel.

Les bons de commande dits “d'achats” ne sont pas légaux et devraient être appelés plus justement “demande d'achats”…

Il s'agit de simples documents dans lesquels vous demander à votre fournisseur de vous fournir des marchandises.

Ce type de document ne vaut pas plus qu'une simple demande de produits verbale ou par téléphone… Votre fournisseur ne vous donne aucune confirmation (c'est vous qui émettez vous-même un document que votre fournisseur peut nier à tous moments).

Ces “bons de commande” n'ont donc aucune valeur contractuelle.

Par ailleurs, et pour en revenir à BeDesk, étant adapté aux petites entreprises, le logiciel est conçu pour fournir la réponse la plus simple et la plus pratique en fonction des utilisateurs types.

Dans le contexte habituel d'une petite entreprise; on a généralement peu de fournisseurs différents, voir même qu'un seul fournisseur exclusif. Dans ce cas, l'encodage des fournisseurs est de nature à alourdir inutilement l'utilisation du programme.

Par ailleurs et comme nous l'avons dit, pour être légaux, les bons de commande doivent être délivrés par le fournisseur et non par l'acheteur.

Si ce n'est pas le cas, vous pouvez simplement utiliser l'outil “Rapports” de BeDesk pour connaître les articles à commander, et compléter une commande soit sur un bon de commande de vente à complété de la part de votre fournisseur ou en produisant vous même un courrier dans lequel vous reportez votre commande. Il s'agit alors d'une “demande d'achats”.

Notez cependant qu'en cas de problème relatif à votre “demande d'achat”, vous n'avez aucun recours puisqu'il ne s'agit pas d'un document légal.

Vous pouvez utiliser l'outil “Rapports” pour obtenir la liste des articles en risque de rupture.

Vous pouvez ensuite vous servir de ce rapport pour composer votre bon de commande avec votre traitement de texte ou votre tableur habituel.

Dans tous les cas, ce document n'est pas un bon de commande légal. Il ne s'agit simplement que d'une prise de notes de votre part. Si votre fournisseur ne vous envoie pas lui-même un bon de commande (de vente) à signer ou une confirmation, il n'est nullement tenu de vous fournir les articles.

Vous pouvez tout aussi bien, appeler directement votre fournisseur pour lui dicter votre commande ou faire un copier/coller des articles d'un des rapports de la rubrique “Rapports” / “Articles et stock” / “Articles à commander” directement dans un e-mail à son attention.

Notez que BeDesk peut vous fournir la liste des articles à commander en tenant compte des commandes (de ventes, les vôtres) et des devis (acceptés) en cours.