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ATTENTION!
Depuis janvier 2013, les obligations en matière de facturation connaissent un changement important (Loi du 17 décembre 2012, M.B. 21 décembre 2012), suivant la directive 2010/45/UE du Conseil du 13 juillet 2010 relative à la facturation.
Cependant, compte tenu des difficultés pratiques auxquelles sont confrontés les contribuables eu égard aux nouvelles règles d’exigibilité, l'administration prévoit un régime transitoire jusqu'au 31 Décembre 2013. (Décision E.T. 123.563 du 19 décembre 2012).
Votre logiciel BeDesk bénéficiera en temps voulu d'une maintenance pour assurer la mise en application de ces changements.
Vous trouverez plus de renseignements ci-dessous…
Il est très facile de créer des factures d'acompte avec BeDesk.
Pour commencer, rappelons le principe de base de la facturation avec factures d'acompte.
Qu'est-ce qu'une facture d'acompte?…
Une facture d'acompte est tout simplement une facture comme une autre sur laquelle on indique le montant de l'acompte sur un projet ou un contrat déterminé.
Vous pouvez faire autant de factures d'acompte que nécessaire (une pour chaque acompte reçu).
Ensuite, votre facture de solde sera une facture qui reprend le montant total à payer en déduisant les montants d'acompte déjà reçu (et facturé via les factures d'acompte). Il s'agit donc de la facture reprenant le reste à payer.
Nous allons considérer une situation typique: Vous avez conclu un contrat et votre client à accepté un devis.
Bien entendu, vous pouvez très facilement transformer directement ce devis en bon de commande ou en facture.
Cette fonction de transformation automatique est très simple et rapide. Cependant, elle n'est pas adaptée dans des situations plus sophistiquées où il y aura peut-être production de plusieurs factures d'acompte successives, adaptation du contrat au fur et à mesure de son exécution et enfin une facture de solde avec d'éventuels remises ou ristournes dues aux aléas des conditions de réalisation du contrat. La fonction de transformation automatique ne peut pas à la fois rester simple et prendre en considérations tous ces points (relativement imprévisibles).
Ainsi, BeDesk ne propose pas d'automation au niveau des factures d'acompte parce que, le plus souvent, les contrats ainsi facturés sont sujets à changer dans le cours du temps.
Par ailleurs, les produits concurrents qui automatisent la facturation d'acompte imposent aussi la nécessité de créer un devis distinct lors de chaque modification ou adaptation du contrat. Bien entendu, dans la pratique, ceci s'avère généralement plus lourd et moins pratique que simplement le fait d'éditer manuellement un document.
BeDesk vous propose toutefois un outil très pratique qui vous sera très utile: la gestion de dossiers.
En fait, chaque fois que vous créez un nouveau devis, celui-ci crée aussi un nouveau numéro de dossier (voir volet “Synthèse” du devis).
Si vous transformez votre devis en un autre document (exemple, un bon de commande), le nouveau document recevra un numéro de série qui correspond à son type, mais conservera le même numéro de dossier d'origine (le même que celui du devis).
Ce moyen permet de rassembler facilement tous les documents qui appartiennent au même dossier.
Pour cela, il suffit de se placer sur un des documents du dossier et de cliquer sur le numéro de dossier (que vous retrouvez sur le volet “Synthèse” du document) pour obtenir la liste de tous les documents appartenant à ce dossier (très pratique pour passer d'un document à l'autre).
Si vous créez une nouvelle facture d'acompte (vierge au départ) pour un client, vous pouvez aussi l'affecter à un dossier existant (celui qui a été créé avec l'offre).
Pour cela, il suffit de remplacer son numéro de dossier obtenu par défaut par celui auquel elle doit appartenir. Du coup, elle sera rattachée à votre dossier en cours.
Vous la retrouverez facilement et il suffira de cliquer sur le numéro du dossier de n'importe quel document de ce dossier pour obtenir un état du dossier dans sa globalité.
Il suffit de partir de la fiche du client, puis de cliquer sur créer un nouveau document. Choisissez “facture” pour vous retrouver devant une nouvelle facture vierge.
Votre client vous aura certainement payé un montant fixé. Ce montant s'entend donc généralement TVA comprise.
Si ce n'est déjà fait, cochez la case “Montant introduit TTC” au bas de l'en-cadre “Récapitulatif des montants”. De cette manière, le montant que vous allez introduire sera ventilé à l'envers (donc on déduit la TVA du montant reçu).
Allez dans le volet d'articles et insérez cette ligne (adaptez-la selon vos besoins):
| Date | Ref | Description | Prix | Quantité | Remise | Montant |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Facture d'acompte sur commande n°<numéro de la commande>. | <montant reçu> | 1,00 | <montant reçu> |
Vous constaterez que la TVA est extraite du montant reçu. Vous n'avez donc pas à la calculer.
Vous avez ainsi, votre facture d'acompte prête.
Vous pouvez ensuite la rattaché au dossier relatif à l'offre initiale en cliquant sur le numéro de dossier (sur le volet “Synthèse”) et en remplaçant le numéro de dossier par défaut par le numéro du dossier auquel la nouvelle facture doit être rattachée.
Enregistrez et imprimez.
Vous pouvez adapter votre contrat autant de fois que nécessaire et faire autant de factures d'acomptes que vous le souhaitez.
Le principe est le même pour la facture de solde. Seulement, vous pouvez l'intituler “Facture de solde sur commande N°…”.
Une autre méthode consiste à transformer l'offre en facture puis d'ajouter des lignes d'articles reprenant les références de chaque facture d'acompte et en ventilant les montants affecté d'une quantité négative de manière à ce que ceux-ci soient déduit de la facture générale. Mais cette méthode n'est pas toujours possible et sa mise en oeuvre n'est pas simple et sujette à des erreurs. Procéder comme pour les factures d'acomptes est la solution la plus simple, la plus souple et aussi celle avec laquelle le risque d'erreurs est le plus faible.
Lorsqu'il s'agit de gérer des factures d'acompte, l'expérience pratique nous ramène à une gestion semi-manuelle tant les situations sont différentes et sujettes à modifications intempestives.
Si BeDesk, comme certains autres produits le font, proposait une solution totalement automatisée, celle-ci ne pourrait répondre qu'à un cas bien particulier et ne serait pas pratique dans tous les autres cas possibles.
BeDesk propose donc une assistance et non une automation. De cette manière, il est possible de répondre à tous les cas possibles. Avec BeDesk, vous bénéficiez de l'outil le plus souple qui soit pour s'adapter à vos besoins.
Outre un nombre impressionnant d'amendements (mineurs) imposés par l'adaptation de la loi (entre autres par rapport à la facturation électronique, à l'autofacturation, à l'extension du système de caisse, aux règles de territorialité et aux mentions obligatoires sur les factures) que la maintenance 2013 de BeDesk applique déjà, les notions de «fait générateur de la taxe» et d'«exigibilité de la taxe» seront modifiées en profondeur au plus tard en décembre 2013.
Ainsi, la plus grande différence réside dans le fait que l'émission d'une facture d'acompte ne rend plus la TVA exigible (ni déductible).
En principe, le fait générateur survient au moment de la livraison du bien ou lorsque la prestation du service est effectuées. La TVA devient également exigible à ce moment là.
Il existe cependant des causes subsidiaires d'exigibilité. Par exemple, lorsqu'un acompte est versé avant la livraison de biens ou la prestation de services, la taxe devient exigible au moment de l’encaissement, à concurrence du montant encaissé.
Ceci signifie que le contribuable en possession d'une facture d'acompte mentionnant le montant de la TVA ne pourra plus exercer son droit de déduction avant la livraison ou le paiement, car la TVA n'est pas encore exigible.
D'un autre coté, quiconque indique le montant de la TVA sur une facture (ou tout autre document valable) est redevable de cette TVA au moment de l'émission de la facture ou du document et ce, même s'il n'a pas encore livré les biens ou fourni le service.
Voir:
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