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Les utilisateurs du logiciel à partir de BeDesk 2012 dispose d'une option supplémentaire pour pouvoir personnaliser les valeurs affichée dans la colonne “Quantité” et notamment les unités (ex:m2, kg, l, etc…).
A partir de BeDesk Express 2012, vous pouvez simplement ajouter un champ de fusion dans la désignation d'un article pour indiquer quelle sera l'unité à appliquer dans la colonne «Quantité».
Ainsi, par exemple, si vous ajouter «{UNIT:m2;}» à la fin de la désignation d'un article, l'unité (ici le m2) sera automatiquement ajouté à la quantité dans la colonne «Quantité» au moment de l'impression du document.
Imaginons donc l'article dont la désignation est “Placement de carrelage:{UNIT:m2;}” et la quantité 100. A l'impression du document, «{UNIT:m2;}» n'apparaitra pas dans la désignation qui sera simplement “Placement de carrelage:”, mais la quantité sera présenté sous la forma “100,00 m2” dans la colonne «Qunatité».
Consultez la documentation du logiciel pour en savoir plus sur les unités acceptées.
On nous pose parfois cette question. Et souvent, celle-ci est posée par des utilisateurs qui ont utilisés d'autres produits de conception plus ancienne dans lesquels tout est pensé en “colonnes”…
Dans certains programmes (c'était une mode à une certaine époque), il y avait une colonne pour tout.
A première vue, cela peut sembler pratique, mais en réalité cette méthode ne tient pas compte d'une contrainte importante et inévitable: la largeur du papier est limitée. Ainsi, au lieu d'améliorer votre travail, cette méthode “simpliste” crée des problèmes supplémentaires.
Le premier problème induit par cette vieille méthode, c'est le gaspillage de place sur le papier.
Ensuite, la méthode “une colonne pour tout” introduit aussi un souci au niveau de la lisibilité des désignations d'articles dès que celles-ci sont plus longues.
Voici un exemple dans lequel nous avons placé chaque élément dans une colonne distincte:
| Date | Ref | Description | Unité | Coeff | Prix Unit | Quant | Remise | Code TVA | Montant HTVA |
| A123 | Carrelage CeramX "ambrosia"
Gris clair Qualité 4 |
m2 | 1 | 50,00 | 100,00 | 10,00% | 1 | 4500,00 | |
| 24/12/2011 | Placement par nos soins. | m2 | 1 | 10,00 | 100,00 | 1 | 1000,00 | ||
| Veuillez être présent sur les lieux du chaniter à partir de 8h30. Les surfaces devront être dégagées et vous veillerez à ce que notre équipe de placement dispose d'un accès à l'eau courrante ainsi qu'à une source d'électricité. |
Bien entendu, on pourrait diminuer la taille de la police de caractères pour essayer de contourner ce souci, mais alors, les informations seraient rédigées dans des caractères très petits et certains de vos clients pourraient se plaindre de ne pouvoir les lire facilement.
| Date | Ref | Description | Unité | Coeff | Prix Unit | Quant | Remise | Code TVA | Montant HTVA |
| A123 | Carrelage CeramX "ambrosia"
Gris clair Qualité 4 |
m2 | 1 | 50,00 | 100,00 | 10,00% | 1 | 4500,00 | |
| 24/12/2011 | Placement par nos soins. | m2 | 1 | 10,00 | 100,00 | nbsp; | 1 | 1000,00 | |
| Veuillez être présent sur les lieux du chaniter à partir de 8h30. Les surfaces devront être dégagées et vous veillerez à ce que notre équipe de placement dispose d'un accès à l'eau courrante ainsi qu'à une source d'électricité. |
Avouez que ce n'est pas franchement mieux… Dans cet exemple, il faudrait encore diminuer la taille des caractères pour pouvoir mettre plus de mots par ligne. Mais a quel prix ?… La lisibilité est encore moins bonne.
En fait, plus il y a de colonnes, moins il reste d'espace horizontale disponible pour recevoir la description des articles. De grands espaces vides se creusent donc entre les articles alors que les désignations sont ramassées dans une colonne de plus en plus étroite.
L'organisation de vos informations peut être repensée autrement.
Par exemple, il est possible de supprimer la colonne TVA en regroupant tous les articles sous le même régime sur la même grille (ce que fait BeDesk).
Ensuite, les informations complémentaires n'ont pas besoin de ce voir réserver systématiquement une colonne exclusive. Elles peuvent très bien être ajoutées à la désignation.
Qu'est-ce que cela donne ?
| Date | Ref | Description | Prix Unit | Quant | Remise | Montant HTVA |
| A123 | Carrelage CeramX "ambrosia"
Gris clair Qualité 4 (au m2, Coeff:1) |
50,00 | 100,00 | 10,00% | 4500,00 | |
| 24/12/2011 | Placement par nos soins (au m2, Coeff:1). |
10,00 | 100,00 | 1000,00 | ||
| Veuillez être présent sur les lieux du chaniter à partir de 8h30. Les surfaces devront être dégagées et vous veillerez à ce que notre équipe de placement dispose d'un accès à l'eau courrante ainsi qu'à une source d'électricité. |
Nous retrouvons toutes nos informations. En diminuant le nombre de colonnes, nous obtenons un tableau plus clair et plus lisible. Non seulement cela, mais, en plus, celui-ci prend moins d'espace. Sur un document moyen, il est donc possible d'économiser l'impression d'une page.
Par ailleurs, lors de la saisie des données, l'utilisateur n'est pas obligé de passer en revue toutes les colonnes (y compris celles qui seront implicitement toujours les mêmes). Il y a donc aussi un gain au niveau de l'ergonomie et de la vitesse de saisie.
Ainsi, en conclusion, vous comprenez certainement mieux pourquoi BeDesk vous propose cette méthode. Elle est plus clair, plus lisible et plus ergonomique.
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