BeDesk est tout à fait capable d'importer une liste de clients à partir d'une feuille Microsoft Excel, OpenOffice ou Number (produit Apple).

Nous allons illustrer la procédure type pour importer une liste de clients dans BeDesk Express 5 à partir du tableur OpenOffice. Bien entendu, cette procédure peut facilement être adaptée pour un autre tableur ou une autre version du logiciel BeDesk.

Pour cela, il suffit de formater correctement vos données dans votre tableur favori.

Comme vous pouvez le voir dans cet exemple, il faut au moins fixer 10 colonnes:

1. La dénomination du client : C-à-d le nom de la société ou/et du client
2. L'adresse : Il s'agit généralement de la rue…
3. Le code-postal
4. La localité : C-à-d la ville qui correspond à l'adresse
5. Le pays
6. Le numéro de téléphone principal
7. Le deuxième numéro de téléphone, s'il y en a un…
8. Le numéro de fax
9. L'adresse e-mail
10. Et le numéro de TVA européen du client s'il en a un.

Vérifiez qu'il n'y a pas de ligne vide entre les clients… S'il y a une ligne vide entre deux enregistrements de clients, il risque de se produire une erreur lors de l'importation des données dans BeDesk.

A présent, il faut enregistrer votre feuille (contenant la liste des clients) sous le format de fichier CSV. Pour cela, utilisez la fonction “Enregistrer sous…” de votre tableur…

Choisissez le format “Texte CSV”… Puis cliquez sur “Enregistrer” pour continuer (cette procédure peut varier un peu d'un tableur à l'autre, mais le principe reste identique).

Vous allez pouvoir choisir le format et l'encodage des données…

Si vous êtes sous Windows, l'encodage Windows-1252 ne pose pas de problème. N'oubliez pas de préciser que le séparateur de champ est le caractère de tabulation “{TAB}” (ou chr9) et qu'il n'y a pas de séparateur de texte (au besoin effacer les guillemets qui sont proposés par défaut).

Cliquez sur “Ok” pour continuer et enregistrer votre fichier CSV.

Démarrez BeDesk et utiliser l'outil “Importation de clients”.

Vous aurez un avertissement qui vous rappelle le format de fichier accepté. Ensuite, il ne vous reste plus qu'à sélectionner le fichier à importer sur votre disque dur. Il s'agit du fichier que vous venez de créer avec votre tableur.

Ensuite, l'outil d'importation vous propose la liste des encodages possibles.

Comme nous savons qu'il s'agit du codage Windows-1252 (dans notre exemple), nous le sélectionnons et nous validons…

BeDesk nous propose ensuite un aperçu du flux des données en utilisant de décodage sélectionné. C'est le moment de vérifier si tous les caractères sont bien lisibles (il existe plus d'une centaine d'encodages possibles).

Le flux est bien lisible alors nous cliquons sur “Oui”… Si nous voyons, par exemple des symboles chinois, cela signifie que nous n'avons pas sélectionné le bon encodage. Dans ce cas, il suffit de cliquer sur “Non” et de sélectionner le bon mode d'encodage.

Mais, dans notre exemple, tout est parfait… Cliquons “Oui”…

BeDesk nous propose d'importer la première ligne de notre fichier CSV… Or, selon le tableur, cette ligne peut contenir l'intitulé des colonnes de la feuille de calculs…

Bien entendu, nous n'allons pas importer ces données, nous cliquons donc sur “Abandonner”. La fiche “Denomination” n'est donc pas crée, mais le programme demande s'il faut aussi refuser l'importation des données suivantes. Là, on répond par la négative pour poursuivre l'importation.

A présent, BeDesk nous propose d'importer le premier client de la liste. Nous cliquons sur “Enregistrer” pour accepter l'importation.

BeDesk demande ensuite, s'il faut aussi accepter toutes les autres entrées du fichier d'importation. Là, nous répondons par l'affirmative.

Ainsi, toute la liste est importée automatiquement sans que nous ayons plus besoin de valider l'ajout de chaque fiche.

Après quelques secondes, nous pouvons vérifier si les clients ont bien été importés…

Voilà, qui est parfait!…

Vous avez certainement remarqué qu'il est possible dans BeDesk d'éditer la dénomination du client et son adresse sur 2 lignes. Or, il n'est pas possible d'importer le caractère de retour à ligne dans un fichier CSV (ce caractère sert à séparer les enregistrements - un retour à la ligne correspond à un nouveau client).

Ainsi, il est possible d'inclure ce retour à ligne en le remplaçant par {N} (accolade N accolade). Ainsi, on peut importer “SOCIETE X{N}Monsieur dupont” qui donnera “SOCIETE X” sur la première ligne de dénomination et “Monsieur Dupont” sur la deuxième.

Nous n'allons pas expliquer ici comment vous pouvez concaténer les caractères de deux colonnes dans votre tableur en insérant “{N}” entre les valeurs. Ce n'est pas le but de cette documentation. Vous pouvez vous référer au mode d'emploi de votre tableur pour cela.

Cette astuce vous sera certainement utile si vous avez des champs “Prénom”, “Nom”, “Adresse2”, etc… à placer dans les colonnes lisibles.