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En fait, une note de crédit doit être considérée comme une facture négative (d'ailleurs, on appelle aussi ce type de facture une “facture d'avoir”), elle doit donc légalement se voir appliquer les mêmes règles.
A l'inverse d'une facture, la note de crédit permet au vendeur de créditer le compte client correspondant (c'est pour cela que la dénomination la plus exacte de ce type de document est bien “note de crédit”). En d'autres terme, l'opération comptable associée à une note de crédit consiste à diminuer la dette du client envers le vendeur (ou de la créance du vendeur sur le client).
Il n'existe aucune obligation légale imposant de numéroter les notes de crédit indépendamment des factures.
Légalement, vos notes de crédit sont des factures. Elles doivent donc être numérotées séquentiellement comme vos factures. C'est la seule indication légale fournie à propos de la numérotation de ce type de document. En outre, il n'est précisé nulle part que la numérotation des notes de crédit doit être distincte de celle des factures.
Vous avez donc deux “écoles” de comptables qui s'affrontent: Les premiers disent qu'il faut numéroter les notes de crédit selon un livre de compte séparé, et les autres qui disent qu'outre le fait que cette numérotation indépendante est complètement inutile, celle-ci complique la comptabilité.
D'un point de vue strictement légal, les deux ont raison.
Le choix entre les deux méthodes est très souvent basé sur des critères subjectifs. Un certain comptable issu d'une “école” choisira de numéroter ses notes de crédit différemment et un autre issu d'une autre “école” décidera de garder la même numérotation aussi bien pour les factures que pour les notes de crédit.
Ce qui pose parfois un problème, c'est lorsqu'un comptable impose systématiquement une méthode à ses clients en allant parfois jusqu'à prétexter qu'il s'agit d'une obligation légale dans le but de les effrayer. Ce n'est absolument pas le cas. Si votre comptable vous impose, par exemple, de numéroter vos notes de crédit différemment que vos factures, c'est son choix à lui (il s'agit de son choix personnel et ce choix ne repose sur aucune base légale).
Quels sont les avantages recherchés dans chaque méthodes ?…
Généralement, les comptables partisans d'une numérotation distincte sont habitués à un traitement manuel des documents. Comme “à l'ancienne”… Quant il n'y avait pas l'informatique et que l'on devait rédiger et archiver la comptabilité à la main. Dans ce cas, effectivement, il est intéressant de créer un facturier différent pour y mettre les notes de crédit. Cela évitait de devoir fouiller un volume important de papiers. En groupant les notes de crédit dans un classeur à part, il était plus simple de vérifier si ces documents avaient bien été remboursés. La recherche était beaucoup plus simple puisqu'un classement était effectué préalablement par type de document.
Cependant, cette méthode a un inconvénient. Il est nécessaire de tenir deux facturiers. De plus, ceux-ci doivent être compilés dans la comptabilité générale. Cela nécessite donc un travail supplémentaire.
De l'autre coté, vous avez des experts comptables, disons : “plus modernes”… Les partisans de la numérotation identique. Leur but est de simplifier au maximum la comptabilité et de profiter des moyens modernes mis à notre disposition.
En effet, à l'ère de l'informatique, il n'est absolument plus nécessaire de classer vos documents dans des classeurs différents pour les retrouver. Une note de crédit se retrouve aussi vite qu'une facture. Qu'il y en ait dix ou un millier, votre document sera retrouvé dans l'espace d'une seconde.
Plus besoin de feuilleter des dizaines de documents pour savoir si une facture est payée ou si une note de crédit est remboursée. Tout s'affiche à l'écran immédiatement.
S'il faut un état, vous pouvez obtenir des rapports automatiquement à jour en seulement quelques clics.
Dans ce cas, si vous décidez de séparer vos notes de crédit des factures, vous devez réaliser un travail supplémentaire qui s'avèrera en définitif plutôt contre productif. En effet, si vous conservez vos notes de crédit dans le même facturier que vos factures, vous obtenez tout de suite votre comptabilité de ventes (ainsi que vos montants TVA) sans devoir réaliser des opérations de compilation supplémentaires.
C'est pourquoi le nombre d'experts comptables qui choisissent cette méthode sont de plus en plus nombreux.
Et bien, notre logiciel a été conçu pour être très facile à utiliser et son objectif principal est de vous simplifier la vie.
Aussi, nos experts comptables et nos consultants spécialisés dans le domaine des petites entreprises ont vivement préférés la méthode consistant à numéroter les notes de crédit comme les factures. Comme cela a été expliqué plus haut, cette méthode a de nombreux avantages et profite des moyens modernes disponibles.
Ainsi, votre logiciel BeDesk implémente cette méthode. Celle-ci ne pose aucun problème légal et à l'avantage recherché de vous simplifier la vie.
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