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Oui, il s'agit d'une obligation légale.
Vous devez disposer d'une copie PAPIER de vos documents (principalement vos factures, mais aussi vos devis, bons de commande et de livraison) et les conserver pendant plusieurs années.
Les nouvelles normes européennes (de juillet 2001) autorisent également l'archivage dématérialisé (numérique sur support informatique). Toutefois, la conservation des données par ce moyen dois obligatoirement rester sur le territoire national (il est interdit de sauvegarder vos données via un service étranger).
Votre logiciel BeDesk vous permet de mettre en oeuvre très facilement l'archivage dématérialisé de vos données. En réalité, vous n'avez même pas à vous en soucier. C'est automatique!…
En effet, BeDesk (comme tous bon logiciel de comptabilité qui respecte les règles fiscales) ne peut pas supprimer de document. Vos factures (et autres informations) sont donc automatiquement conservés. Il est ainsi possible d'imprimer une ancienne facture sans le moindre problème. Vous pouvez donc reproduire vos anciens documents d'une façon identique aux originaux.
La seule précaution utile consiste à réaliser une sauvegarde régulière de votre base de données à l'aide du BeDesk Starter. Vous obtiendrez ainsi un fichier unique et compact facile à restaurer en utilisant la fonction “Restaurer la base de données” de BeDesk Starter.
Bien entendu, l'archivage dématérialisé ne dispense pas de l'archivage papier. Celui-ci reste obligatoire. L'archivage numérique des documents est considéré comme complémentaire.
Il est donc conseillé d'imprimer systématiquement en double chaque document au fur et à mesure que vous les produisez. Un exemplaire est destiné au client tandis que l'autre aux archives. De cette façon, vous n'aurez plus besoin de revenir sur chaque document pour les reproduire ultérieureme
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