Comment ouvrir un nouvel exercice ?

Avec le logiciel BeDesk, vous n'avez absolument aucune manipulation à réaliser pour changer d'exercice (passer à l'exercice de l'année suivante). Tout est automatique.

Il vous suffit de continuer d'ajouter vos documents. Si le document est daté de l'exercice précédent, il s'ajoutera automatiquement à l'exercice précédent, s'il est daté de l'exercice suivant, il fera partie de cet exercice.

Vous conservez donc toutes vos données et vous pouvez consulter vos archives sans vous soucier de quoi que ce soit.

Il est possible que vous rencontriez toutefois un souci parce que votre application est mal configurée.

Le cas de mauvaise configuration le plus fréquent est le choix du mois de départ de l'exercice.

Ainsi, si votre exercice annuel commence en janvier et que le programme est configuré pour commencer l'exercice en mars, la numérotation des documents et l'exercice restera celui de l'année précédente lorsque vous serez en janvier de l'année suivante. En fait, si votre exercice commence en mars, il se termine en février de l'année suivante. De même si votre exercice commence en décembre, il s'étend jusqu'au mois de novembre de l'année suivante. Un exercice fait toujours 12 mois à partir du mois de départ.

Pour corriger ce problème, il vous suffit d'ouvrir les options de votre application à la rubrique “Gestion-Comptabilité” / “Paramètres de numérotation”.

Là, vous avez un sélecteur qui permet de choisir le mois de départ de votre exercice. Il suffit de sélectionner le mois de départ de votre exercice pour synchroniser l'exercice de votre pargramme avec votre exercice réel.

On se rend généralement compte d'un problème d'exercice lorsque la numérotation des documents continue alors qu'elle devrait recommencer à 1.

Il faut d'abord savoir que recommencer la numérotation des documents à 1 chaque année est loin d'être une obligation et ne constitue nullement une généralité. De très nombreuses sociétés préfère adopter une numérotation continue.

La numérotation continue a de nombreux avantages:

• Cela masque le nombre de documents réalisés depuis le début de l'activité.
• Il s'agit du mode numérotation conseillé par l'administration fiscale car elle ne permet aucune discimulation (notamment les éventuelles dernières factures de l'exercice précédent qui pourrait être «oubliées»).
• Chaque document ayant un numéro unique, il est inutile de le situer dans le temps.
• etc…

La numérotation qui recommence à 1 chaque année est seulement tolérée et est souvent proposée par des comptables qui chosissent ce mode par préférence personnelle (il ne s'agit nullement d'une obligation).

Lors de votre première utilisation, votre logiciel vous a proposé un assistant de configuration. Celui-ci vous a demandé quel mode de numérotation vous souhaitiez utiliser (même avec des exemples pour faciliter votre compréhension). Il arrive que certains utilisateurs ne sélectionnent pas correctement le mode de numérotation à ce moment là. Bien sûr, on constate le problème seulement au moment du changement d'exercice puisque ce n'est que là que les numéros doivent varier entre la numérotation continue et la numérotation annuelle.

Si vous venez de terminer votre exercice précédent et que vos documents continuent leur numérotation parce que vous avez sélectionné un mode de numérotation continu, ne cherchez pas un défaut dans le programme. C'est tout-à-fait normal!… D'ailleurs, de nombreuses entreprises préfèrent ce mode.

Comment changer de mode pour passer à une indexation annuelle?…

C'est assez simple. Toutefois, il est important d'être cohérent dans vos changements. N'oubliez pas que vous ne devez pas modifier les numéros des documents existants. En changeant de format, vous allez affecter absolument tous les documents de votre base de données. Les documents sont en réalité ordonnés chronologiquement avec un système de comptage interne au programme (vous ne pouvez pas changer cet ordre - le contraire serait illégal pour l'administration fiscale). Vous devez changer le format de numérotation en veillant à ce que le nouveau mode soit compatible avec l'ancien.

Pour passer d'un mode de numérotation continu à un mode de numérotation annuel, vous devez vous assurer que les options suivantes soient correctement configurées:

• Format des numéros dans les documents : {INDEXANNUEL}/{ANNEE}
• Format des numéros dans les rapports : {INDEXANNUEL}

Veillez à être cohérent. Le format dans les rapports doit être compatible avec celui des documents.

Dans l'exemple ci-dessus, vous obtiendrez des numéros de la forme 1/2012, 2/2012, 3/2012… Puis en 2013, 1/2013, 2/2013, etc… En repartant à 1 chaque début d'exercice.

Vous avez peut-être commencé à utiliser le logiciel en cours d'année avec un exercice déjà débuté. Ainsi, vous avez peut-être indiqué un numéro de départ différent de 1. Ne changez rien. Votre premier exercice dans BeDesk doit commencer à ce numéro. Ce n'est qu'à partir du deuxième exercice que vous repartirez à 1.

Comme cela est expliqué plus haut, n'oubliez pas de sélectionner correctement le bon mois de départ de votre exercice et de cocher la case “Appliquer la numérotation de départ au premier exercice”. Ce sera alors seulement sur le premier exercice que le numéro de départ (différent de 1) s'appliquera.

Validez et vérifiez si vos anciens documents n'ont pas changer de numérotation.